督促・お断り・お詫び…
気まずいビジネスメールの例文を、その場で作る。

件名：ご入金確認のお願い

ご担当者様

お世話になっております。

たびたび恐れ入ります。下記のお支払いについて、こちらでまだ入金の確認ができておらず、念のためご連絡いたしました。すでにお手続きいただいていましたら行き違いですので、どうかお気になさらないでください。もしよろしければ、状況を一度ご確認いただけるとうれしいです。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

件名：面接結果のご連絡

ご担当者様

このたびは、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。

先日はご多忙のところ面接にお越しいただき、また弊社への思いをお聞かせいただき、誠にありがとうございました。慎重に検討を重ねてまいりましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。面接でお話しいただいた内容は大変印象深く、このようなご連絡となりますことを、心苦しく思っております。今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

件名：お見積りに関するご連絡

ご担当者様

お世話になっております。

このたびは、ご丁寧にお見積りとご提案をいただき、ありがとうございました。社内で慎重に検討しましたが、今回は諸般の事情により、貴社へのご依頼を見送らせていただくこととなりました。ご準備いただいたのにご期待に沿えず、心苦しく思います。別の機会には改めてご相談させていただければ幸いです。

お手数ですが、よろしくお願いいたします。

件名：ご入金確認のお願い

ご担当者様

いつも大変お世話になっております。

早速のご連絡で恐縮ですが、下記のお支払いにつきまして、本日時点で弊社にて入金の確認が取れておりませんでした。すでにお手続きをいただいておりましたら行き違いでございますので、何卒ご容赦ください。恐れ入りますが、ご入金の状況を一度ご確認いただけますでしょうか。ご請求内容に相違やご不明な点がございましたら、あわせてお知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

→ 支払い督促の状況別・全文例を見る

件名：選考結果のご連絡

ご担当者様

このたびは、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。

ご提出いただきました応募書類をもとに、慎重に選考を進めてまいりました。誠に残念ではございますが、総合的に検討させていただいた結果、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。貴重なお時間を割いてご応募いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。末筆ながら、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

→ 不採用通知の状況別・全文例を見る

件名：ご検討のお礼

ご担当者様

いつも大変お世話になっております。

このたびは弊社のご提案をご検討いただき、また、ご丁寧に結果をお知らせいただき、誠にありがとうございました。ご期待に十分お応えできず心残りではございますが、貴社にとって最良のご判断であったことと存じます。今後、状況やご要望が変わることがございましたら、いつでもお気軽にお声がけいただけますと幸いです。引き続き、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

→ 失注フォローの状況別・全文例を見る

件名：ご確認のお願い（再送）

ご担当者様

いつも大変お世話になっております。

先日お送りいたしましたメールにつきまして、その後いかがでしょうか。ご多忙のところ恐れ入りますが、念のため再度ご連絡いたしました。すでにご対応やご検討をいただいておりましたら、行き違いのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。お手すきの際に、ご状況をお聞かせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

→ 催促・リマインドの状況別・全文例を見る

件名：お見積りに関するご連絡

ご担当者様

いつも大変お世話になっております。

このたびは、ご丁寧にお見積りとご提案をいただき、誠にありがとうございました。社内で慎重に検討させていただきましたが、今回は諸般の事情により、貴社へのご依頼を見送らせていただくこととなりました。ご多用のなかご準備いただきましたにもかかわらず、ご期待に沿えず心苦しく存じます。今回の内容とは別の機会には、改めてご相談させていただければ幸いです。今後ともよろしくお願い申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

→ お断りの状況別・全文例を見る

件名：打ち合わせ日程変更のお願い

ご担当者様

いつも大変お世話になっております。

先日お約束いたしました打ち合わせの日程につきまして、こちらの都合で大変恐縮ですが、日程の変更をお願いできないでしょうか。せっかくお時間を確保いただいておりましたのに、こちらの事情でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。差し支えなければ、改めていくつか候補日をお送りいたしますので、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

→ お詫び・遅延の状況別・全文例を見る

件名：価格改定のご案内

ご担当者様

いつも大変お世話になっております。

平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。さて、原材料および物流費の継続的な上昇により、現行価格の維持が難しい状況となってまいりました。社内での経費削減努力を続けてまいりましたが、企業努力のみでの吸収が困難となり、誠に不本意ながら、対象品目の価格を改定させていただくことといたしました。改定内容と適用開始時期の詳細は別途ご案内いたします。ご負担をおかけし恐縮ですが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。ご不明な点やご相談がございましたら、遠慮なくお申し付けください。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

→ 条件変更の案内の状況別・全文例を見る

件名：退職のご挨拶

ご担当者様

いつも大変お世話になっております。

私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により、退職することとなりました。在職中は、格別のご厚情を賜り、また幾度となくお力添えをいただきましたこと、心より御礼申し上げます。至らぬ点も多々あったかと存じますが、皆さまに支えていただき、今日まで務めることができました。後任につきましては別途ご案内いたしますので、引き続き変わらぬお付き合いを賜りますようお願い申し上げます。末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

→ 担当変更の挨拶の状況別・全文例を見る

決まった法定の間隔はありませんが、一般的には「初回のやんわりした確認 → 期日を過ぎての再度のお願い → 期限を意識した最終のご連絡」と段階を踏む例が多く見られます。初回は行き違いの可能性に配慮して柔らかく、回を重ねるごとに事実と見込み時期を明確にしていくと、関係を保ちながら伝えられます。本サイトの支払い督促は、この3段階の状況を切り替えて生成できます。感情的・威圧的な表現は避けるのが基本です。

不採用の理由を個別に伝えるかどうかは各社の方針によりますが、一般的には具体的な理由まで詳しく伝えないケースが多く見られます。「総合的に検討した結果」といった表現にとどめ、応募へのお礼と今後を応援する言葉で締めるのが基本形です。相手の人格を否定する書き方は避けましょう。応募書類などの個人情報の取り扱いには配慮が必要です（本サイトの「気をつけたい点」セクションと個人情報保護委員会の資料をご確認ください）。

送っても問題はありませんが、しつこく食い下がる印象を与えないことが大切です。まずは検討と連絡へのお礼を伝え、そのうえで「今後また機会があれば」と関係を残す程度にとどめるのが基本です。すぐに再提案したい場合も、相手の負担にならない範囲で一度だけ打診する形が無難です。本サイトでは「お礼」「次の機会へのお願い」「条件を見直しての再提案」の3状況を用意しています。

お断りのメールは、まず声をかけていただいたことへの感謝を述べ、断りの結論を曖昧にせず明確に伝えるのがコツです。そのうえで、相手の提案や努力を否定しない一言と、可能であれば「別の機会に」と関係を残す言葉を添えます。理由を細かく述べすぎると角が立つこともあるため、「諸般の事情により」「現在の状況では」といった表現でまとめる例が多く見られます。

基本の構成（背景の事実 → 改定内容 → 適用時期 → お願い）は近いですが、取引先(事業者間)向けでは、一方的な通知で終わらせず協議・相談の余地を残すことが特に重要です。相手が中小の受託事業者にあたる継続的な取引では、代金の減額や買いたたき等が法律で禁止されている点にも注意が必要です（公正取引委員会の資料をご確認ください）。消費者向けの店頭掲示文が必要な場合は、姉妹サイト「値上げお知らせナビ」をご利用ください。

そのままコピーして使える完成文の形で出力されますが、内容は用件別・状況別の「型」に沿ったたたき台です。相手の会社名・氏名・案件名・日付・金額などの具体をご自身の状況に合わせて記入し、事実関係と表現がふさわしいかを必ずご確認のうえ送信してください。当サイトの文面と解説は一般的な参考情報であり、法的助言ではありません。

価格改定や担当変更などを複数の相手へ一斉送信する場合、To・CCに全員のアドレスを入れると受信者どうしにメールアドレスが見えてしまい、情報漏えいにつながります。一斉送信ではBCCを使うか、宛先ごとに個別送信するのが安全です。本サイトのジェネレーターは1通ずつの文面を作る設計です。詳しくは「気をつけたい点」セクションと個人情報保護委員会の資料をご確認ください。